Was ist eine QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 der einzige Einzahlungsschein-Standard der Schweiz. Sie hat die roten (ES) und orangen (ESR) Scheine vollständig abgelöst. Kern ist der Swiss QR Code mit dem Schweizerkreuz: Er enthält alle Zahlungsdaten strukturiert, sodass jede Banking-App sie mit einem Scan übernimmt. Verbindlich ist dabei der QR-Rechnung-Standard von SIX, den alle Schweizer Banken umsetzen.
Eine vollständige QR-Rechnung besteht aus der eigentlichen Rechnung plus dem genormten Zahlteil (210 × 105 mm mit Empfangsschein). Der QR-Code allein, wie ihn das Tool oben erzeugt, reicht für viele Zwecke: auf einem Brief, in einer E-Mail-Signatur oder als Zahlungsinfo für Kundschaft. Sobald du eine Rechnung mit Rechnungsnummer, Positionen und allenfalls MWST verschickst, gehört der ganze Zahlteil darunter.
Aufbau des Zahlteils
Der Zahlteil ist das genormte Blatt unter der Rechnung: 210 × 105 mm, links der Empfangsschein, rechts der eigentliche Zahlteil mit dem Swiss QR Code. Die Felder heissen auf jeder QR-Rechnung gleich, egal welche Bank oder welche Software sie erzeugt hat. Genau deshalb lesen Banking-Apps und Scanner am Postschalter sie zuverlässig. Diese Elemente sind vorgeschrieben:
- 1Empfangsschein: der linke Teil, 62 × 105 mm. Enthält Zahlbar an, Referenz, Zahlbar durch, Währung und Betrag sowie das Feld Annahmestelle. Er bleibt bei der Kundin, wenn sie am Schalter zahlt.
- 2Zahlteil: der rechte Teil, 148 × 105 mm. Trägt den Titel Zahlteil, den QR-Code und alle Angaben nochmals in lesbarer Schrift, damit die Rechnung auch ohne Scanner bezahlt werden kann.
- 3QR-Code-Bereich: der Swiss QR Code, gedruckt 46 × 46 mm, mit dem Schweizerkreuz von 7 × 7 mm in der Mitte. Kleiner darf er nicht sein, sonst lesen ihn viele Scanner nicht.
- 4Konto / Zahlbar an: IBAN oder QR-IBAN plus Name und Adresse des Zahlungsempfängers. Name und Adresse müssen zum Konto passen, so wie die Bank sie führt.
- 5Referenz: die 27-stellige QR-Referenz (nur zusammen mit einer QR-IBAN) oder eine Creditor Reference. Mit einer normalen IBAN bleibt das Feld leer.
- 6Zusätzliche Informationen: die freie Mitteilung mit bis zu 140 Zeichen, zum Beispiel deine Rechnungsnummer. Hier ordnest du Zahlungen zu, wenn du keine QR-Referenz nutzt.
- 7Währung / Betrag: CHF oder EUR und der Betrag mit zwei Dezimalstellen, etwa CHF 1'250.00. Fehlt der Betrag, bleibt ein leeres Feld zum Ausfüllen von Hand, etwa für Spenden.
- 8Zahlbar durch: Name und Adresse der Kundin oder des Kunden. Bei einer Rechnung gehört das Feld ausgefüllt; leer bleibt es nur, wenn die zahlende Person nicht bekannt ist.
IBAN oder QR-IBAN: welche Referenz?
Mit deiner normalen IBAN erstellst du eine QR-Rechnung ohne strukturierte Referenz (Referenztyp NON). Das ist völlig gültig und für die meisten Selbständigen die richtige Wahl. Die Zuordnung machst du über die Mitteilung, zum Beispiel mit der Rechnungsnummer.
Die QR-IBAN (erkennbar an der Instituts-Nummer 30000 bis 31999) funktioniert nur zusammen mit einer 27-stelligen QR-Referenz (Typ QRR). Damit ordnet deine Bank Zahlungen automatisch zu, sinnvoll ab einem gewissen Rechnungsvolumen. Eine QR-IBAN ohne QR-Referenz ist ungültig; deshalb lehnt das Tool oben QR-IBANs ab. Die QR-IBAN bekommst du von deiner Bank, sie gehört zum gleichen Konto wie die normale IBAN.
Dritter Typ: die Creditor Reference (SCOR, beginnt mit RF), der internationale Mittelweg, in der Schweiz seltener genutzt.
| Typ | Konto | Referenz | Wofür |
|---|---|---|---|
| QRR | QR-IBAN | 27-stellige QR-Referenz mit Prüfziffer | Automatische Zuordnung jeder Zahlung durch die Bank; sinnvoll bei vielen Rechnungen |
| SCOR | IBAN | Creditor Reference (RF, bis 25 Zeichen) | Strukturierte Referenz mit normaler IBAN; international üblich, in der Schweiz selten |
| NON | IBAN | keine | Einfachste Variante; Zuordnung über die Mitteilung, zum Beispiel die Rechnungsnummer |
Welche Variante du wählst, hängt vom Volumen ab. Bei einer Handvoll Rechnungen pro Monat reicht NON mit der Rechnungsnummer in der Mitteilung. Wer viele Zahlungen abgleichen muss, profitiert von QRR, weil die Referenz bis in den Kontoauszug durchläuft und dort maschinell zugeordnet wird.
Strukturierte Adressen: was sich ändert
Der Standard kennt zwei Adressformen: die strukturierte Adresse (Typ S) mit getrennten Feldern für Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort, und die kombinierte Adresse (Typ K) mit zwei freien Adresszeilen. SIX schafft die kombinierte Adresse gemäss ihrem Fahrplan ab; danach sind im Swiss QR Code nur noch strukturierte Adressen zulässig. Betroffen sind die Angaben unter Zahlbar an und Zahlbar durch.
Für dich heisst das: Strasse und Hausnummer gehören getrennt erfasst, PLZ und Ort ebenfalls, dazu der Ländercode (CH). Wer seinen Zahlteil mit einer älteren Vorlage oder einem Generator erzeugt, der noch kombinierte Adressen schreibt, sollte das prüfen, bevor Banken solche Codes zurückweisen. Payvetia übergibt Adressen im Zahlteil strukturiert.
Die häufigsten Fehler beim Selbermachen
Der QR-Code ist genormt: Version, Zeichencodierung, Feldreihenfolge und das Schweizerkreuz in der Mitte sind vorgeschrieben. Selbstgebastelte Codes aus generischen QR-Generatoren scheitern, weil sie nur eine URL oder freien Text codieren; Banking-Apps erwarten die Swiss-Payment-Struktur. Sämtliche Feldregeln stehen in den Implementation Guidelines QR-Rechnung (PDF).
Klassiker: Betrag mit Tausendertrennzeichen codiert, Adresse über 70 Zeichen, QR-IBAN mit Referenztyp NON, oder ein Code unter 46 × 46 mm Druckgrösse, den Scanner nicht mehr lesen. Dazu kommen ein Name, der nicht zum Konto passt, und Sonderzeichen ausserhalb des erlaubten Zeichensatzes. Der Zahlteil einer gedruckten QR-Rechnung braucht ausserdem die Trennlinie mit Schere-Symbol, wenn er physisch abgetrennt werden soll.
QR-Rechnung per E-Mail als PDF
Die meisten Rechnungen gehen heute als PDF per E-Mail raus, und die QR-Rechnung ist dafür gemacht. Die Kundin öffnet das PDF auf dem Handy und scannt den Code mit der Banking-App direkt vom Bildschirm, oder sie lädt das PDF im E-Banking hoch, wo viele Banken den Code selbst auslesen. Ein Ausdruck ist nicht nötig. Wichtig ist nur, dass der Zahlteil im PDF als Vektorgrafik oder in ausreichender Auflösung liegt; ein unscharfer Screenshot des Codes scheitert beim Scan.
Bei elektronischem Versand ersetzt der Standard das Schere-Symbol durch eine Trennlinie mit dem Hinweis, dass Zahlteil und Empfangsschein vor der Einzahlung abzutrennen sind. Ein sauberer Ablauf sieht so aus: PDF mit Zahlteil erzeugen, per E-Mail mit der Rechnungsnummer im Betreff verschicken, Kopie im eigenen Archiv behalten. Rechnungen sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren, und das gilt für PDF genauso wie für Papier.
So macht es Payvetia
Payvetia hängt an jede Rechnung automatisch den genormten Zahlteil an. Mit deiner IBAN steht die Rechnungsnummer in der Mitteilung (Referenztyp NON); mit deiner QR-IBAN erzeugt die App für jede Rechnung die 27-stellige QR-Referenz mit Prüfziffer selbst. Der Code kommt in Druckgrösse ins PDF, die Adressen strukturiert, das Dokument ist versandfertig.
Die Rechnungsnummer wird beim ersten PDF fest vergeben und zählt automatisch hoch. MWST rechnet die App nach deinem Profil (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %) oder lässt sie weg. Zahlungen gleichst du über den Kontoauszug ab: Du lädst die camt.053- oder camt.054-Datei deiner Bank hoch, Payvetia markiert bezahlte Rechnungen. Das funktioniert im Browser und in der iOS-App, die Daten liegen in der Schweiz.
Häufige Fragen zur QR-Rechnung
Ja. Er folgt dem Swiss-QR-Code-Standard von SIX (SPC, Version 2.0, Referenztyp NON) und wird von Schweizer Banking-Apps gelesen. Für den gedruckten Zahlteil mit Empfangsschein gelten zusätzliche Layout-Vorgaben; dafür erstellst du die Rechnung am besten direkt in Payvetia.
