Rechnungsprogramm für die Schweiz: worauf es wirklich ankommt

Die 6 Kriterien für die Wahl

Egal für welches Produkt du dich entscheidest: an diesen Punkten trennt sich brauchbar von ärgerlich. Prüfe sie mit einer echten Rechnung, nicht mit der Feature-Liste auf der Website.

1. 1QR-Rechnung nativ: der Zahlteil muss automatisch und normgerecht aus jeder Rechnung entstehen, nicht als Zusatzmodul oder Bastellösung. Mit einer QR-IBAN gehört die QR-Referenz automatisch dazu, damit der Zahlungseingang der Rechnung zugeordnet werden kann.
2. 2MWST richtig, nicht nur vorhanden: Sätze pro Position (8,1 %, 2,6 % und 3,8 %), Ausweis nach Art. 26 MWSTG, und wichtig für Nicht-Eingetragene: Rechnungen ganz ohne MWST-Spuren. Wer unter der Umsatzgrenze von CHF 100'000 bleibt, darf keine MWST ausweisen; das Programm muss diesen Fall sauber abbilden.
3. 3Offerte zu Rechnung: eine Offerte sollte sich mit einem Klick in eine Rechnung verwandeln, ohne Neuerfassung, mit übernommenen Positionen. Dasselbe gilt für Mahnung, Gutschrift und Lieferschein: gleiche Kundin, gleiche Positionen, anderer Dokumenttyp.
4. 4Wirklich mobil: eine Begleit-App für Fotos und Spesen reicht nicht. Wenn du unterwegs arbeitest, muss die komplette Rechnung auf dem Handy entstehen und rausgehen können, inklusive PDF und E-Mail-Versand.
5. 5Ehrliche Preise: achte auf Nutzer-Aufpreise, Modul-Zuschläge und Belege-Limits. Der beworbene Ab-Preis ist selten der Endpreis. Lies auch, was im Gratis-Konto wirklich enthalten ist und ob es abläuft.
6. 6Deine Sprachen: Rechnungen auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch, je nachdem, wo deine Kundschaft sitzt. Die Belegsprache sollte pro Dokument wählbar sein, mit einer Standardsprache für den Normalfall.

Funktionen im Überblick: Gratis und Pro

Payvetia ist für Selbständige und Einzelfirmen gebaut, nicht für die Buchhaltungsabteilung. Rechnung, Offerte, Mahnung, Gutschrift und Lieferschein entstehen im selben Editor: Kundin wählen, Positionen erfassen, PDF mit QR-Zahlteil verschicken. Die Rechnungsnummer wird beim ersten PDF fest vergeben und zählt automatisch hoch. Zahlungen, Teilzahlungen und Anzahlungen hakst du direkt ab; offene Posten siehst du auf einen Blick.

Die Tabelle zeigt, was im Gratis-Konto steckt und was Pro ändert. Die Zahlen stammen aus den tatsächlichen Limiten der App, nicht aus einer Werbebroschüre.

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1Absender mit Adresse

Atelier Nordwand GmbH mit Strasse, PLZ, Ort und UID, so wie die Firma geschäftlich auftritt. Bei MWST-Pflicht steht hier auch die MWST-Nummer.

1. 1Absender mit Adresse: Atelier Nordwand GmbH mit Strasse, PLZ, Ort und UID, so wie die Firma geschäftlich auftritt. Bei MWST-Pflicht steht hier auch die MWST-Nummer.
2. 2Dokumenttitel «Rechnung»: Der Titel sagt der Buchhaltung des Kunden, was sie in der Hand hat. Offerte und Mahnung tragen ihren eigenen Titel.
3. 3Nummer, Datum, Fälligkeit: R-2026-0016, ausgestellt am 15.08.2026, fällig am 14.09.2026. Ab dem Rechnungsdatum läuft die Frist von 30 Tagen.
4. 4Empfänger: Müller & Söhne GmbH mit vollständiger Adresse und, weil selbst MWST-pflichtig, mit eigener MWST-Nummer.
5. 5Positionen mit Menge und Preis: Jede Zeile mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Zeilentotal. Der Rabatt von 7 % steht bei der Position, nicht versteckt im Total.
6. 6Zwischensumme, MWST, Total: Netto CHF 2'153.10, MWST 8,1 % CHF 174.40, Total CHF 2'327.50. Der Satz steht direkt neben dem Steuerbetrag.
7. 7Zahlungsfrist: «Zahlbar innert 30 Tagen» im Schlusstext. Ohne Frist weiss niemand, ab wann die Rechnung überfällig ist.
8. 8QR-Zahlteil: Zahlteil und Empfangsschein nach SIX-Standard: IBAN, Betrag, beide Adressen und die Rechnungsnummer als zusätzliche Information. Die Banking-App liest alles aus dem Code.

MWST rechnet Payvetia nach deinem Profil: effektiv oder Saldosteuersatz, mit korrektem Ausweis pro Satz und einer Vorschau in den Auswertungen, oder komplett ohne MWST, wenn du nicht eingetragen bist. Dazu kommen 5-Rappen-Rundung, mehrere Währungen mit CHF-Umrechnung, der Zahlungsabgleich über camt.053- und camt.054-Dateien deiner Bank und beliebig viele gespeicherte Kunden und Positionen, in beiden Plänen.

Was Payvetia bewusst nicht ist: ein ERP. Kein Lager, keine Lohnbuchhaltung, kein CRM-Modul, und darum auch keine Ausbau-Zuschläge.

Für wen sich Payvetia eignet

Der Aufbau passt zu Betrieben, in denen eine Person die Rechnungen schreibt und dafür kein Buchhaltungssystem braucht. Vier typische Fälle:

1. 1Freelancer und Beraterinnen: Stunden oder Pauschalen als Positionen, Zahlungsfrist voreingestellt, Rechnung per E-Mail raus. Ohne MWST-Eintrag bleibt das Gratis-Konto lange ausreichend, mit Eintrag kommt Pro dazu.
2. 2Handwerk: Offerte auf der Baustelle schreiben, nach Zusage mit einem Tipp zur Rechnung machen, Lieferschein für die Übergabe. Alles auf dem Handy, das ohnehin in der Tasche steckt.
3. 3Agenturen und Studios: Anzahlung vor Projektstart, Schlussrechnung danach, Gutschrift bei Korrekturen. Die Belegsprache wechselst du pro Kundin, ohne die Standardsprache umzustellen.
4. 4Praxis und Therapie: viele kleine Rechnungen an Privatpersonen, oft mit reduziertem oder ohne MWST-Satz. Der QR-Zahlteil sorgt dafür, dass die Zahlung mit der richtigen Referenz ankommt.

Kostenlos oder bezahlt: was gratis wirklich heisst

Viele Programme nennen sich kostenlos und meinen eine Testphase. Bei Payvetia bedeutet gratis: 3 Dokumente und 3 Ausgaben, ohne Kreditkarte, ohne Ablaufdatum. Der QR-Einzahlungsschein, der PDF-Export, dein Logo, der Zahlungsabgleich und beliebig viele Kundinnen und Kunden sind Teil davon. Wenn du keine MWST ausweist und nur ab und zu eine Rechnung schreibst, zahlst du nichts.

Danach gibt es genau einen Plan: Payvetia Pro für CHF 29 pro Monat oder CHF 250 pro Jahr. Pro bringt Rechnungen mit MWST, die einzige Funktion, die im Gratis-Konto fehlt, und hebt die Stückzahl-Limits: Dokumente ohne 3er-Grenze mit fair use von 200 pro Tag, bis 20'000 Ausgaben, 100 statt 10 E-Mails pro Tag und der KI-Assistent in der Mobile-App mit 200 Anfragen pro Tag statt einem einzigen Entwurf. Keine Nutzerstaffeln, keine Module. Jederzeit kündbar; im Web läuft die Abrechnung über Stripe, in der iOS-App über den App Store.

Ein Hinweis zur Fairness: das Dokument-Kontingent im Gratis-Konto wird beim ersten PDF verbraucht, weil dann die Rechnungsnummer vergeben wird. Ein gelöschtes Dokument gibt das Kontingent nicht zurück. Nutze die drei Dokumente also für echte Rechnungen, nicht für Spielereien.

Web und iOS: derselbe Stand auf jedem Gerät

Payvetia läuft im Browser unter app.payvetia.ch und als iOS-App. Beide greifen auf dasselbe Konto zu: eine Kundin, die du auf dem iPhone erfasst, steht im Browser sofort bereit, und eine Rechnung aus dem Browser lässt sich unterwegs als bezahlt markieren. Es gibt keine Synchronisation, die du anstossen musst, und keine Desktop-Version, die mehr kann als die App.

Der KI-Assistent ist die einzige Funktion, die nur in der Mobile-App verfügbar ist: du beschreibst die Leistung in einer Chat-Nachricht oder per Diktat, und Payvetia macht daraus einen Rechnungsentwurf, den du vor dem PDF prüfst. Im Browser stehen dafür der grosse Bildschirm für lange Positionslisten und der Upload von camt-Dateien für den Zahlungsabgleich im Vordergrund.

Datenhaltung in der Schweiz

Konto-, Kunden- und Rechnungsdaten liegen in der Google-Cloud-Region Zürich. Die Website misst Reichweite ohne Cookies. Details stehen in der Datenschutzerklärung, inklusive der vollständigen Liste der Auftragsbearbeiter.

Deine Daten gehören dir: du kannst jederzeit eine Sicherung exportieren und dein Konto in den Einstellungen löschen. Die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren nach Art. 958f OR bleibt deine Verantwortung; der Export deiner PDFs und Daten hilft dabei, sie zu erfüllen. Bei Fragen zur Ablage frag deinen Treuhänder.

Umstieg: Kunden und Positionen erfassen

Wer bisher mit Word, Excel oder einem anderen Tool gearbeitet hat, braucht für den Wechsel keinen Migrationstag. Der Ablauf in der Praxis:

1. 1Firmenprofil anlegen: Name, Adresse, IBAN oder QR-IBAN, Logo, bei MWST-Pflicht die MWST-Nummer und die Abrechnungsmethode. Standardsprache und Zahlungsfrist (üblich in der Schweiz: 30 Tage) stellst du einmal ein.
2. 2Kunden erfassen: Name, Adresse, E-Mail. Du erfasst sie beim Schreiben der ersten Rechnung oder vorab in der Kundenliste; einmal gespeichert, bleiben sie für alle künftigen Dokumente wählbar.
3. 3Positionen speichern: Leistungen, die immer wieder vorkommen, legst du mit Preis, Einheit und MWST-Satz an. In der Rechnung tippst du sie an, statt sie neu zu schreiben.
4. 4Nummernkreis fortsetzen: wenn deine alten Rechnungen bei 2026-041 stehen, startest du in Payvetia mit der nächsten Nummer. Ab dem ersten PDF zählt die Nummer automatisch weiter.
5. 5Erste Rechnung verschicken: zum Beispiel an die Muster AG: zwei Positionen, Total CHF 1'250.00, QR-Zahlteil, per E-Mail. Danach weisst du, ob das Programm zu dir passt.

Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm