Rechnungsvorlage Schweiz: so sieht eine korrekte Rechnung aus
Eine Schweizer Rechnung braucht keine besondere Form, aber bestimmte Angaben müssen drauf, sonst gibt es Ärger mit Kundschaft, Buchhaltung oder Steuerverwaltung. Gleich unten findest du die Vorlage als Word- und Excel-Datei zum Herunterladen: je einmal mit und einmal ohne MWST, ohne E-Mail-Adresse. Darunter steht, was hineingehört: als kommentiertes Beispiel, mit den Regeln für MWST und QR-Einzahlungsschein.
Von Payvetia · Aktualisiert am
Atelier Nordwand GmbH mit Strasse, PLZ, Ort und UID, so wie die Firma geschäftlich auftritt. Bei MWST-Pflicht steht hier auch die MWST-Nummer.
Word und Excel, kostenlos und ohne E-Mail-Adresse. Die Excel-Vorlage rechnet Positionen, MWST und Total automatisch.
Ohne QR-Zahlteil. Mit QR-Code erstellst du die Rechnung in Payvetia, die ersten drei Dokumente gratis.
Mit QR-Code erstellenDie häufigsten Fehler, und wie es richtig geht
Betragsformat
MWST ohne Registrierung
Zahlteil
Die 7 Angaben, die auf jede Rechnung gehören
Für MWST-pflichtige Unternehmen schreibt Art. 26 MWSTG den Inhalt einer Rechnung vor. Auch ohne MWST-Pflicht gelten dieselben Angaben als Standard; deine Kundschaft und deren Buchhaltung erwarten sie:
- 1Absender: dein Name bzw. deine Firma mit vollständiger Adresse. Bei MWST-Pflicht zusätzlich die MWST-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST).
- 2Empfänger: Name und Adresse der Kundin oder des Kunden, so wie sie im Handelsregister bzw. offiziell auftreten.
- 3Rechnungsdatum: das Ausstellungsdatum. Dazu gehört auch die Zahlungsfrist (üblich in der Schweiz: 30 Tage).
- 4Rechnungsnummer: eindeutig und fortlaufend. Lücken oder doppelte Nummern machen bei einer Kontrolle Probleme.
- 5Leistung: was geliefert wurde, mit Datum oder Zeitraum der Leistung. Je konkreter, desto weniger Rückfragen.
- 6Betrag: Einzelpositionen, Zwischensumme und Total in CHF. Bei MWST-Pflicht: Satz (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %) und MWST-Betrag pro Satz ausweisen. Bar-Beträge werden auf 5 Rappen gerundet.
- 7Zahlungsinformationen: deine IBAN oder QR-IBAN, am saubersten als QR-Einzahlungsschein, den jede Schweizer Banking-App direkt scannen kann.
| Angabe | Ohne MWST | Mit MWST |
|---|---|---|
| Absender mit Adresse | Ja | Ja, plus MWST-Nummer |
| Empfänger mit Adresse | Ja | Ja |
| Rechnungsdatum und Zahlungsfrist | Ja | Ja |
| Rechnungsnummer | Ja | Ja |
| Leistung mit Datum oder Zeitraum | Ja | Ja |
| Betrag in CHF | Total | Total, plus Satz und MWST-Betrag |
| Zahlungsinformationen (IBAN oder QR-IBAN) | Ja | Ja |
Mit oder ohne MWST: was gilt für dich?
Unter CHF 100'000 Jahresumsatz bist du von der MWST befreit. Dann gehört auf deine Rechnung: keine MWST-Zeile, kein MWST-Satz und keine MWST-Nummer. Wer trotzdem MWST ausweist, schuldet sie der Steuerverwaltung. Das ist der teuerste Copy-Paste-Fehler, den eine Vorlage aus dem Internet verursachen kann.
Bist du im MWST-Register, gilt das Gegenteil: Satz und Steuerbetrag müssen pro Position bzw. pro Satz ausgewiesen sein, und deine MWST-Nummer gehört in den Rechnungskopf. Ob du effektiv oder mit Saldosteuersatz abrechnest, ändert an der Rechnung selbst nichts, nur an deiner Abrechnung gegenüber der ESTV. Die geltenden Sätze und die Bedingungen für den Saldosteuersatz publiziert die Eidgenössische Steuerverwaltung.
Word- und Excel-Vorlagen: wo sie an Grenzen stossen
Für die allererste Rechnung reicht eine Word- oder Excel-Vorlage. Danach beginnen die typischen Probleme: Rechnungsnummern werden von Hand hochgezählt (und irgendwann doppelt vergeben), Beträge von Hand gerechnet, und jede Rechnung liegt als eigene Datei irgendwo im Ordner, ohne Übersicht, was bezahlt ist und was offen.
Das grösste Manko: Eine Word-Vorlage kann keinen gültigen QR-Einzahlungsschein erzeugen. Der QR-Code muss nach dem Standard von SIX aufgebaut sein, und das schafft kein Textdokument. Deine Kundschaft muss deine IBAN dann von Hand abtippen.
Seit 2022 Standard: die QR-Rechnung
Die QR-Rechnung hat die alten roten und orangen Einzahlungsscheine im Oktober 2022 endgültig abgelöst. Eine zeitgemässe Rechnungsvorlage enthält deshalb einen Zahlteil mit Swiss QR Code: Kundschaft scannt, Betrag und Referenz sind vorausgefüllt, fertig. Wie der Zahlteil aufgebaut sein muss, legt der QR-Rechnung-Standard von SIX fest.
Payvetia erzeugt den QR-Zahlteil automatisch zu jeder Rechnung: mit deiner IBAN oder QR-IBAN, korrekt nach Standard, als PDF zum Versenden. Rechnungsnummern zählen automatisch hoch, MWST wird nach deinem Profil gerechnet (oder ganz weggelassen), und du siehst jederzeit, welche Rechnungen offen sind.
So sieht die fertige Rechnung aus
Das Beispiel unten stammt aus einem Payvetia-Demo-Konto. Oben links steht der Absender mit Adresse und MWST-Nummer; dort erscheint auch dein Logo, wenn du eines hochgeladen hast. Darunter folgen Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeitsdatum, rechts daneben die Empfängerin mit Adresse. Die Positionen listen Beschreibung, Menge, Preis und Zeilentotal, ein Rabatt wird pro Position ausgewiesen. Unter den Positionen stehen Zwischensumme, MWST-Zeile mit Satz und das Total in CHF.
Im unteren Drittel sitzt der Zahlteil mit Empfangsschein und Swiss QR Code, genau an der Stelle, die der SIX-Standard vorsieht. IBAN, Betrag und Rechnungsnummer stehen bereits drin. Alle Felder füllt Payvetia aus deinem Profil und den Kundendaten, die Nummer wird beim ersten PDF fest vergeben.
Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage
Ja. Auch ohne Firma darfst du für eine Leistung Rechnung stellen, mit denselben Angaben, einfach ohne MWST. Regelmässige Einkünfte gelten allerdings als selbständige Erwerbstätigkeit und gehören AHV-seitig angemeldet.
